BOHÁCS ZOLTÁN, BOHÁCS KRISZTINA
Vedd birtokba az idődet

Váratlan telefonok, sürgős elintézendők, csip-csup apróságok - s szinte észrevétlenül folyik el és emésztődik fel pótolhatatlan kincsünk: az idő. Hihetetlenül felgyorsult világunkban a vezetői hatékonyság és eredményesség kulcsa minden kétséget kizáróan az idő megfelelő „birtokba vétele” és hatékony kihasználása. Általában megállapítható, hogy minél magasabban helyezkedik el valaki a vállalati hierarchiában, annál több veszély és csapda leselkedik eme egyébként is nagyon drága kincsre. Menedzsment sorozatunkban az erőskezű vezetésről szóló írásunk után most a hatékony időfelhasználásról szólunk.

Rövid az idő

„Az ember eredendően felkészületlen rá, hogy gazdálkodjon az idejével.”
(Peter F. Drucker)

Különleges erőforrás az idő. A pénztől vagy az emberi munkaerőtől eltérően az idő nem kérhető kölcsön, nem bérelhető, s nem lehet pótlólagosan beszerezni. Nem helyettesíthető mással, mint ahogyan például a réz esetleg helyettesíthető az alumíniummal. Tünékeny és egyáltalán nem tárolható. A legtöbb ember ugyanakkor szinte észre sem veszi ezt a pótolhatatlan erőforrást. Kézenfekvőnek, adottnak és végtelennek tekinti az időt, mint egyetemes alapfeltételt. Pedig ha időnkkel nem tudunk jól gazdálkodni, igazából semmin sem tudunk uralkodni: a hatékony, gyümölcsöző életvitel előfeltétele a jó időbeosztás.
Pszichológiai kísérletek igazolják, hogy noha minden emberben működik egy úgynevezett biológiai óra, a valóban megbízható időérzék hiányzik belőlünk. Ha bezárnak bennünket egy olyan szobába, ahol nem látjuk a fény és a sötétség váltakozását, gyorsan és teljesen elveszítjük időérzékünket, míg térérzékelését a legtöbb ember teljes sötétben is megőrzi. Sokan még egy jól megvilágított, de a külvilágtól elzárt szobában is képtelenek megállapítani, mennyi idő telt el: vagy nagyon alábecsülik, vagy nagyon túlbecsülik az időt.
A hatékony vezetőkre jellemző egyik legfontosabb tulajdonság, hogy gondosan féltik és óvják idejüket. Azonnal feszengő érzés fogja el őket, ha érzik, hiábavalóságra kénytelenek pazarolni ezt a drága, pótolhatatlan kincset. Tudják, hogy időérzékünk könnyen becsapható, ezért gondosan odafigyelnek, hogyan is telnek napjaik. Felismerik az idő rendkívüli jelentőségét, hiszen tisztában vannak vele, hogy az idő nemcsak a sikeres jelen, hanem egyúttal a sikeres jövő záloga is.

Időnapló

A fent említett pszichológiai kísérlettel szinte teljesen analóg eredményeket mutatott az a kis játék, amelyet emlékezőtehetségükre oly büszke vezetőkkel végeztettek el: megkérték őket, hogy írják le, véleményük szerint mivel is töltik az idejüket. Ezeket a feljegyzéseket azután néhány hétre félretették. Ebben a néhány hétben a vezetőknek szigorú pontossággal naplót kellett vezetniük tényleges időfelhasználásukról, gondosan le kellett jegyezniük, mikor mit csináltak. Az emlékezet és a naplófeljegyzés az esetek nagy részében még csak nem is hasonlított egymásra...
Látszik tehát, hogy mindannyiunkban megvan a jószándék, tudjuk, hogy mely feladatokra kellene fordítanunk az időnket, s emlékezőtehetségünk - amely rendszerint elfogult - azt súgja, valóban ezt is tesszük. A probléma csak az, hogy „mindig közbejön valami”, a dolgok más hangsúlyjelet kapnak keddre, mint ahogyan azt hétfőn elgondoltuk, a hét végére pedig az igazán lényeges dolgok már végérvényesen kicsúsztak kezeink közül. S pusztán emlékezőtehetségünk felhasználásával becsaphatjuk magunkat - az idő észrevétlenül elszökik uralmunk alól.
Sokak véleménye szerint a pontos nyilvántartás megbízhatóbban tükrözi az időfelhasználást, mint az emlékezet. A vezetői hatékonyság növelésének egyik eszköze lehet a tényleges időfelhasználás tételes regisztrálása - más szóval egy időnapló, amelynek vezetése hozzásegíthet ahhoz, hogy időbeosztásunk hiányosságait felismerjük és azokat folyamatosan korrigáljuk. Hogy ezt milyen módszerrel tesszük, tulajdonképpen lényegtelen - egyes vezetők maguk vezetnek időnaplót, mások a titkárnőjükkel vezettetik. A legtöbb hatékony vezető arra használja az időnaplót, hogy kiszűrje, melyek azok a pontok, ahol több ideje vész el a kelleténél. Ha ezt nem is tesszük folyamatosan, évente néhány alkalommal nem árt elvégeznünk egy-egy időfelmérést, majd ennek fényében átgondolni és átdolgozni időbeosztásunkat. Jellemző ugyanis, hogy néhány hónap után újra visszacsúszunk régi hibánkba: apróságokra fecséreljük az időnket. S még ha mindez nem is könnyű eleinte, az időfelhasználás gyakorlással mindenképpen javítható.
Ne feledjük: csak állandó odafigyeléssel akadályozhatjuk meg, hogy elveszítsük uralmunkat az időnk felett.

Mondj nemet - vagy hárítsd másra!

Meglepő, hogy némely elfoglalt ember mennyi olyan dolgot képes csinálni, amelyet egyébként nyugodtan elhagyhatna. Vacsorákra, előadásokra, elnökségi ülésekre jár, amelyek elképesztően rabolják az amúgy is elfoglalt emberek idejét, s ritkán hoznak hasznot - élvezetet pedig szinte sosem nyújtanak. Némely kivételes ember következetesen kerüli az efféle felesleges időtöltéseket, s minden negyedik meghívóját automatikusan a papírkosárba küldi, anélkül, hogy ez számára bármilyen hátránnyal járna. Valójában mindannyiunknak meg kellene tanulni nemet mondani az olyan ügyekre, amelyek sem magunkat, sem pedig a másik felet nem gazdagítják.
A haszontalan és időpazarló tevékenységek kiküszöbölése ugyanakkor nem könnyű feladat. Ezek leküzdésében a következő - látszólag nagyon egyszerű - módszer lehet segítségünkre. A különböző tevékenységeinkkel kapcsolatban feltesszük azt az ártatlan kérdést: „Mi történt volna, ha egyáltalán hozzá sem fogunk?” Ha a válasz: „semmi”, akkor ez esetben a dolog azonnali befejezését komolyan fontolóra kell vennünk. Nem árt határozottan eldöntenünk: csak a valóban fontos és értékes ügyeknek szenteljük oda időnket.
A második lépés az, hogy megkérdezzük: „Az egyes tevékenységek közül melyek azok, amelyeket más legalább olyan jól, ha nem jobban el tudna látni, mint én?” Bizonyos, hogy akad jó néhány olyan tevékenység, program vagy feladat, amelyet egészen nyugodtan másra is rábízhatunk, mivel azt beosztottunk is könnyen és jól el tudná végezni - sokszor könnyebben, mint mi, különösen akkor, ha az adott részterületen még nálunk is járatosabb. Az efféle áthárítás - sokak véleményével szemben - egyáltalán nem tisztességtelen dolog, hiszen ezáltal beosztottjainkat is hozzászoktatjuk az önálló és felelősségteljes munkához, másrészt a tengernyi feladat közepette valóban a lényeges dolgokhoz tudunk hozzálátni. Ezáltal mind a saját, mind a vállalatunk hatékonysága növekedhet. Meg kell értenünk: a rendelkezésre álló idő (beleértve a vezetőét is) optimális kihasználása a szervezet alapvető érdeke.

A szervezetlenségről

A vezető időbeosztására nem kis veszélyt jelent a szervezetlenség. Az egyes munkafolyamatok nem kellő tervezettsége, átgondolatlansága, strukturálatlansága elképesztő menynyiségű plusz munkát és ezzel együtt időt emészt föl. Különösen aggasztó lehet ez a szervezetek életében időről időre jelentkező úgynevezett szezonális időszakok idején, amikor a megnövekedett többletmunka kellő szervezetlenséggel párosulva válságos állapotokat tud létrehozni. Pedig ezek kellő áttekintésével és megtervezésével nagyon sok időt és energiát tudna a vezető megtakarítani magának. A tapasztalatok szerint a munkafolyamatok egyszeri kellő - bár olykor munkaigényes - megtervezése és strukturálása hihetetlenül kifizetődő, hiszen így a szervezet és vezetője sok későbbi nehézséget, kellemetlenséget és pénzkiadást tud elkerülni.
Nem kevésbé jelentékeny az a kár sem, amelyet egy gyengekezű menedzser tud okozni a saját időbeosztása számára. A beosztottak idejének és terhelhetőségének túlzott tiszteletben tartása, valamint az ebből eredő konfliktusok megkerülése gyakran vezet oda, hogy a vezető úgy dönt, inkább maga végzi el a munkát. Ez azonban sem a vezető, sem a szervezete számára nem lesz áldásos. Ő maga túlságosan fáradt és leterhelt lesz, míg a beosztottak munkakedve egyre csökken, míg végül teljesen elveszítik érdeklődésüket a cég és annak érdekei iránt.
A hatékony vezető ezzel szemben - önmaga és a saját időbeosztása érdekében - igyekszik egyre nagyobb mértékben bevonni alkalmazottait a munkafolyamatokba, amivel kettős eredményt ér el. Egyrészt neki magának egyre több ideje szabadul fel fontosabb feladatok számára, másrészt az alkalmazottak a megnövekedett felelősség és önállóság láttán egyre inkább készek a szervezet céljaival azonosulni, következésképp várhatóan hatékonyabban is fognak dolgozni.

Időblokkok

Sok vezető szembesül azzal a problémával, amit egyesek csak „szétforgácsolódásnak” neveznek. Vagyis gyakran megesik, hogy akad ugyan idő a heti menetrendben itt is, ott is, de ezek az egy-egy félórás kis hézagok lényegében semmire sem használhatók. Egy-két óra nem elegendő például egy olyan terv elkészítéséhez, amely legalább hat órát igényel. Azaz minden feladathoz szükség van egy adott időminimumra, amely alatt el sem érdemes kezdeni a dolgot, hiszen befejezni nem lehet, s ha majd újra elővesszük, az egészet elölről kell kezdenünk - így komoly időveszteséggel kell számolnunk.
A hatékony vezető éppen ezért tisztában van vele, hogy össze kell vonnia a saját elhatározása szerint felhasználható idejét. Tudja, hogy nagyobb időtömbökre van szüksége, töredékidővel nem megy semmire. Az időbeosztás egy további lépése tehát a munkaidő azon részének a tömbösítése, amelyet nem foglal le a szervezet vagy vállalat működésének irányítása, hanem amely valóban a lényegi és alkotó munka elvégzéséhez áll rendelkezésünkre.
A hatékony vezető figyeli időbeosztását. Tudja, hogy a jó és minőségi munkához idő kell, nem is akármilyen. Különös tekintettel arra, hogy korunkban a fizikai munkával szemben egyre inkább teret nyer a sokkal időigényesebb szellemi munka. A hatékony vezető félti és őrzi idejét a rá leselkedő csapdáktól, hiszen ez a siker egyik legfontosabb alappillére. Megbecsüli és beosztja, azaz birtokba veszi az idejét, ugyanis tudja: ez az, ami nem pótolható…